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河南省青少年发展基金会内部管理制度

来源:admin        发布时间:2017-03-02 16:33

基金会办公会议制度
为了更好地开展基金会的各项工作,加强部门之间工作的相互交流与合作,特制定基金会办公会议制度。
(一)基金会办公会议,由正副秘书长、部门负责人参加 。办公会议一般每月召开一次,由秘书长主持,办公室负责通知、记录及编写通报。办公会议主要总结基金会各部门前一段时期的工作、研究探讨下一阶段的工作重点,并具体布置工作任务。
(二)坚持民主集中制原则,既要充分发扬发主,又要高度体现集中,为基金会决策提供科学依据。
(三)各部门需要提交办公会议讨论的事项,应事先作好充分准备,提出意见和设想,便于在会议上及时落实、制定方案。各部门负责人应大胆工作,敢于负责。
(四)严守会议秘密,遵守会议纪律。若违犯纪律或泄密并造成不良影响的,一经查实,视其情节轻重给予严肃处理。
(五)大力倡导“团结、奉献、务实、见效”的精神。加强团结协作,确立全局观念,互相学习支持,共同做好基金会的各项工作。
(六)由办公室负责会议考勤工作。
(七)因故无法参加或无法准时参加会议者,应以书面形式向秘书长请假,报办公室备案。否则作无故缺席处理。
行政事务管理细则
为了加强基金会行政事务工作管理,提高办事效率,节约行政经费开支,根据国家财政部有关规定,结合基金会的实际情况,特制定本管理细则。
(一)文件管理 文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。基金会文件由办公室统一发放、传递、保管和立卷归档。 会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守。 文件由办公室专人负责编号登记,统一格式,文头为:豫青基 X(xx)第XX号(发文字号包括代号、年号、顺序号)。 1、起草文件统一填写河南省青少年发展基金会发文稿,准确注明文号、标题、印数、发送范围。 2、所有文件由相关部门起草,秘书长签发,必要时报主管理事长审批。 3、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。 4、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。 5、被发文单位必须注明单位全称。 6、多页文件应标明页码。 7、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。 8、文件纸一般使用A4型。 9、所有文件一律加盖公章后发送 10、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。存档时文件需存底稿并附两份正式文件,信函需存底稿。
(二)档案管理 档案是全面反映基金会管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。 1、基金会各种具有保存价值的文件、方案、软件、财务资料、人事资料、会议纪要、协议、内外行文图片、音像、实物等都必须立卷、归档。 2、档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。 3、归档后须填写《档案管理登记表》。 4、档案保存期限除政府有关法令或本会其他规章制度规定者外,一律按照下列规定办理: (1)永久保存:基金会章程,理事名册,理事会、监事会会议纪要,基金会证照,各级批文,印鉴,年度财务报表,规章制度,不动产所有权证及其他债权凭证,人事资料,大型活动图片,音像资料以其它核定须永久保存的文书; (2)十五年保存:会计凭证,其他经核定须十五年保存的文书(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行); (3)五年保存:期满或解除的合同协议,完结后的项目方案,其它经核定须保存五年的文书; (4)一年保存:部门工作计划及工作总结,完结后的部门请求报告,完结后无长期保存必要文书。 5、各部门负责起草或主办的文件及大型活动方案,由各部门负责整理装订,以左方装订为原则,右上角标明档案号。如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。 6、所有档案由办公室指派专人保管。 7、因工作需要调阅档案时,须填写《档案调阅申请单》,并经相关领导人批准后方可调阅。跨部门档案调阅须秘书长批准。 8、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容,将档案调出,供调档人查阅。调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。借阅时间最长不超过8个工作时。 9、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。 10、如调档内容更改,调档时间延长,应按调档程序重新办理。 11、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》,经相关领导人批准后方可销毁。 12、销毁档案须两人以上人员共同完成,秘书办指定专人监督销毁,并填写《档案销毁登记表》,档案销毁每半年进行一次,即每年的1月和7月。 13、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份,申请部门一份,办公室一份。 14、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案安全。 15、所有档案应有专柜存放、加锁,定期清理通风,防湿。 16、所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。 17、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。
(三)信件收发及报刊订阅 1、信件收发 (1)各部门需邮寄的信件均由办公室指定收发员清点、登记、贴足邮资负责送出,每日一次,一般不予专送。 (2)外单位来文均由办公室统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。 (3)旬报、超量信件以及挂号信件、急件由各部门自觉配合收发员封口,包装。 (4)个人信函自觉贴上邮票,可送收发员代发。 2、报刊订阅 (1)报刊由办公室制定计划,经秘书长批准,统一预定。各部门不能擅自订阅。 (2)个人订阅报刊可提出计划,由办公室帮助办理。 (3)每日报刊由收发员统一发送到各部门。未经同意,任何人不能私自在报箱取报,以免出现差错。 (4)除部门专用的报刊杂志外,其余由收发员统一放在大厅以便大家翻阅。
(四)公章、介绍信管理 1、印章管理  根据工作需要,印章有不同的使用范围。为保证基金会的合法权益不受损害,杜绝失误发生,特规定如下印章使用办法。 (1)刻制印章应根据基金会的部门设置,经秘书长审批后,由办公室统一办理。印章刻好后由办公室办理印章登记手续,填写《印章管理登记表》备案并留好印章样图。 (2)基金会启用4枚公章,即:河南省青少年发展基金会、河南省希望工程办公室、河南省青少年发展基金会财务章、法人章。 (3)所有公章由办公室指定专人保管。 (4)印章使用前,由经办人填写《印章使用审批单》,并经相关负责人进行审核,秘书长同意后使用。 (5)审批人对文本加盖印章后的一切经济损失和法律义务负主要责任。印章保管人须将加盖印章的文本连同《印章使用审批单》归档保存。 (6)印章原则不允许携带外出。如确系特殊需要须经秘书长批准签字后方可借走。借用时须填写《印章借用申请表》,并必须两人以上一起在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天归还。印章外借期间由签字人承担全部责任。 (7)工作人员如需要单位出具有关证明,本人应先提出书面申请,部门负责人审核,秘书长同意后使用。 (8)印章使用责任人(签字人)对印章负有经济、行政、法律责任。 (9)若印章在使用、保管过程中不慎遗失,当事人须承担相应的经济责任。 (10)指定保管人对所负责的印章丢失或盗用,须承担所引起的全部经济损失和法律责任。 (11)当印章管理人变动时,应及时办理交接手续,填写“印章交接清单”。 2、介绍信的保管和使用 (1)基金会介绍信主要用于工作人员对外联系工作。个人因私事不得使用介绍信。 (2)介绍信由办公室指定专人负责保管。 (3)使用介绍信须经秘书长审批同意。 (4)使用介绍信须按内容逐项登记。一般不开空白介绍信,因特殊情况需要开空白介绍信时,须在存根栏内写明使用人姓名,使用完毕后应补注事由及联系单位。如没有使用,应及时交办公室注销。 (5)使用介绍信,按谁签字谁负责的原则处理;未按程序签字,须追究经办人责任;如情节严重,将严肃查处;(6)介绍信开出后,使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗,当事人须承担所引起的全部经济损失和法律责任。 (7)办公室应妥善保管证明函存根。
(五) 证照管理制度 1、基金会证照由办公室指定专人统一保管。 2、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等,如:基金会法人登记证、法人代码证、法定代表人证书等。 3、证照的使用包括借用、复印等,必须填写《证照使用申请单》。如需使用原件,则须秘书长同意。 4、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。 5、证照保管人必须做出登记,认真填写《证照使用登记表》。
(六)固定资产管理 1、固定资产包括:单价价值在2000元以上,使用年限在一年以上的财产。 2、现有固定资产以及新增、报废固定资产由办公室指定专人核算,逐项登记,建立台账。 3、各部门应认真填写固定资产登记表。工作人员个人要填写领取使用单,妥善使用。调离基金会时,交回所领物品,方可办理调动手续。 4、固定资产报废时,使用部门应提交报告,由办公室填写报废意见,送财务人员登记。 5、办公室每年年底全面清查盘点固定资产状况。遇有损坏、丢失等情况应随时向秘书长报告。 6、因个人原因丢失或损坏资产的,应酌情赔偿。
(七)捐款捐物管理及使用 1、捐款捐物的管理 (1)凡接受的捐款捐物,均需履行捐赠手续: A、所有捐赠,不论多少,均须开具正式收据; B、所有捐物,不论多少,均需认真进行清点登记,并需提供评估证明,填写捐赠清单,开具正式收据。 (2)凡接受的捐款捐物,均需专人进行管理: A、所有捐赠名单(包括捐赠数额)均由财务室进行统计和管理; B、捐赠的物品,均入库存放,出库需有秘书长签字。 (3)凡接受的捐款,均需存入银行。 (4)接受捐赠的情况,每年向理事会报告一次。 2、捐款捐物的使用 (1)使用范围  A、提供资助  B、设置奖励  C、工作经费 (2)审批权限  A、资助与奖励项目的审批权限为;5千元以下由秘书长或基金会办公会议决定;5千元以上由基金会理事长或理事长办公会议审批。 B、工作经费开支由秘书长按理事会议通过的预算审批。 (1)审批程序  先由基金会有关部门或办公室提出资金使用方案及预算计划报告,按使用范围及审批权限进行审批。 (2)报告制度  资金使用情况每年向理事会报告一次。每月的收支情况,次月初向秘书长报告。 3、基金增值方式和途径按《基金管理和投资实施细则》办理。
(八)差旅费管理 1、河南地区内差旅费按标准包干使用,每人每天补助30元。 2、远途出差需搭乘飞机的,须经秘书长批准后方可乘坐飞机(原则上只坐单趟)。未经许可,费用自理。由办公室统一购买机票。 3、出差前应填写出差申请表,并到有关部门办理出差借款等手续。 4、出差报销按财务管理规定办理,借用的差旅费在出差回来一周内必须结清。逾期不结清者,财务可以从其工资中扣除,并予以通报。 5、出差不得报支加班费,但假日出差另计。 6、出差途中除因病或遇意外灾害,或因工作需要延时外,应电话请示,不得因私事或借故延长出差时间,否则其差旅费不予报销。 7、差旅费凭据实报。如有虚报除将其虚报款项追回外,并视其情节轻重,酌予惩处。
财务管理规定
为了加强财务管理,合理使用资金,节约开支,按照基金会内部管理有关规则和财经纪律的要求,结合本会实际情况,特制定本规定。
(一)预算管理办法 1、基金会财务管理实行预算制度,量入为出,总体平衡,厉行节约,先紧后松。各部门应于每年12月15日前提出次年年度经费预算,报办公室及秘书长审核后(预算须含收入和支出两部分),报理事会审批,秘书长签字后执行。原则上各部门经费实行自收自支保持收支平衡。 2、各部门年度预算包括以下项目: 办公室——职工福利费、加班费、办公费、办公用房租金、交通费、文印费、邮电费、水电费、报刊费、调研旅差费、会议费、接待费、培训学习费及其它。正副秘书长由办公室预算。 宣传活动部——活动策划费、广告费、救助金、表彰费、调研旅差费、会议费、交通费及其它。 3、组织大型专项活动,须制定专门经费预算,由基金会办公会议研究确定,秘书长签字后执行。 4、凡未列入预算计划或超预算,须秘书长审批同意后执行。
(二)财务管理程序 1、支票(现金)领(借)用:由领(借)用人填写凭证,部门负责人及分管秘书长审核签字后,交秘书长审批,财务室登记签领;使用后按签字程序,在一周内向财务室注销。 2、资金使用由办公室视具体情况按有关规定提出初步意见,基金会办公会议讨论,秘书长签字后执行;基金计划外运行及投资,提交理事会审批同意后执行。 3、差旅费、日常办公经费的开支应本着节俭的原则,由经办人填写报销单,部门负责人及分管秘书长审核,财务室会计复核后交秘书长签字报销。
(三)财务监督 1、财会人员要严守财经纪律,按照财会制度和有关政策办理各项财务,协助领导把好财务关。有下列情形之一者,财会人员有权终止办理会计业务: ① 违反财经制度和政策; ② 未按规定程序签字审批; ③ 超预算开支; ④ 超标准开支。 2、财务人员应随时向秘书长报告最新财务动态,分析和制定用款计划。
工作人员考勤制度(病事假处理规定)
为维护基金会的正常工作秩序,加强员工考勤管理,特制定下列规定:
1、事假 : (1)工作人员因私事请事假,须提前(急事后补)办理书面请假手续。如请假后对工作有影响,部门负责人、秘书长有权不准或酌情缩短或延期给假。未按规定办理手续,擅自离开岗位者,作旷工论处。 (2)一般工作人员请事假;一天(含1天)以内由部门负责人批准 ;一天以上,由部门负责人签署意见,秘书长审批。请假手续均要报办公室备查。 (3)部门负责人请事假由秘书长审批,报办公室备查。 (4)每人每月事假超出3天,扣除当月奖金50%;超过5天者,扣除当月全部奖金。 (5)工作人员无故不到岗位或迟到早退时间累计4小时,按旷工处理。 (6)工作人员没有特殊情况,全年请事假累计不得超过20天。 (7)办公室负责考核职工每天出勤情况,各部门负责人外出必须向秘书长或办公室说明外出理由(包括时间、地点、工作内容),一般职工外出必须经部门负责人同意。
2、病假: (1)工作人员因病不能坚持工作,凭医院开具病休证明,可以请病假。如本人病重不能行动,可委托家属代为办理。病假证明交办公室备查。 (2)工作人员在享受探亲假、事假、产假等假期中或在外出差期间突然患急性病,在外埠就医应有当地公立医疗机构开具的病假证明,医药费按医药费报销办法执行。 (3)每人每月病假,超过3天扣除当月奖金的20%,超过5天者扣除当月奖金50%,超过7天者,扣除当月全部奖金。 (4)病假连续3个月以上者,只发工资的80%;连续6个月以上者,按工资的60%发给生活费(或按全国统一劳动保险条例的规定标准支付)。
3、工伤假: (1)工作人员因工负伤,必须在当天填报工伤事故报告单,及时报送办公室。经诊断证明认为必须治疗休息的,由指定医院开具工伤假证明单。 (2)工伤假期满后,伤势仍未痊愈,经医师诊断开具证明,可以续假。 (3)工伤待遇按全国劳动保险条例办理。
4、婚丧假 (1)工作人员本人结婚,给假3天(外地另加路程假)。符合晚婚规定的,增加假期12天。 (2)工作人员的父母、岳父母、公婆、配偶死亡,给假3天。祖父母、外祖父母死亡,给假1天。去外地料理丧事的外加路程假。 (3)假期作缺勤统计,工资奖金照发,途中车旅费按有关规定报销。
5、产假、计划生育、探亲假、按国家有关规定办理。
6、休假:(1)工作满一年至5年以下,给假5天;(2)工作5年至10年以下,给假7天;(3)工作10年至15年以下,给假10天;4)工作15年至20年以下,给假15天;(5)工作20年以上(含20年),给假20天。  
人事管理制度
为了提高工作效率,增强凝聚力,调动职工积极性,使日常管理有依据,特制定本制度。
(一)适用范围: 1、基金会的工作人员管理除根据《劳动法》外,均依据本管理制度。 2、本制度适用于基金会所有工作人员(包括试用工、临时工)。
(二)录用: 1、因工作需要增加人员时,用人部门应向办公室提交书面申请并提供详细岗位描述,经秘书长批准后,由办公室会同用人部门执行招聘程序; 2、录用人员由办公室通知办理试用手续,入职时间以办公室核准时间为最后依据,试用期为三个月。如表现突出,经秘书长批准可缩短试用时间。试用期满后合格者领取转正申请表,送交办公室办理转正手续; 3、试用期表现不合格者,基金会可随时终止试用期; 4、试用人员报到时,必须向办公室送交以下材料:(1)身份证原件、复印件;(2)毕业证、职称证书原件、复印件;(3)员工登记表(如实填写);(4)体检合格表(市级医院);(5)一寸彩色登记照两张;(6)其它必要文件。 5、试用期满一经正式录用,即办理用工手续并签订聘用合同,办理相应社会保险、医疗保险及其它手续。
(三)自愿离职 1、工作人员在任何情况下提出自愿离职必须提前一个月通知办公室;部门负责人以上管理人员,须提前两个月通知秘书长。 2、离开前,须做好移交工作,将领用的物品(文件、电脑、电话、办公用品等)退回。 3、所有手续办完经秘书长签字后方可离开。但离职人员不得利用基金会的资源进行各种活动。对基金会造成恶劣影响者,基金会保留追究其法律责任的权利。
(四)非自愿离职  基金会对有下列情况之一的员工予以辞退: 1、试用期内不合格的试用人员 ; 2、在工作中出现重大过错责任事故; 3、不服从工作分配,无事可干的富裕人员; 4、多次完不成工作任务的; 5、有违法犯罪行为损害基金会良好形象的; 6、有吸毒行为的,立即辞退并移交相关部门。     离开前,须做好工作移交,将领用的物品(文件、电脑、电话、办公用品等)退回办公室;所有手续办完后由秘书长签字方可离开。但离职人员不得利用基金会的资源进行各种活动。对基金会造成恶劣影响者,本会保留追究其法律责任的权利; 辞退人员从辞退之日起,即与基金会脱离任何关系。
(五)职工管理: 1、工作人员必须遵守国家法律、法规、条例,并严格遵守基金会各项规章制度; 2、上班时间工作人员必须保持仪容、仪表整洁大方,严禁衣冠不整、奇装异服; 3、相互商讨工作、接电话时应尽量低声以免影响他人工作; 4、上班时间不得擅离职守、办理私人事务或长时间打私人电话; 5、应保持公共卫生,增强环保意识,保持个人办公区域内的整洁; 6、上、下班考勤由办公室专人负责; 7、因公外出应由上级领导批准。